9.4 获证组织应按 CEPETA 的要求正确使用认证证书、认证标志和正确引用认证资格,并向 CEPETA 通报相关信息。中心将对获证组织持续使用的服务认证证书及服务认证标志进行监督审查。
10 证后监督
10.1 监督审核的频次
10.1.1 为确保获证组织持续满足认证要求,在认证证书有效期内, CEPETA 安排在初次认证决定(认证证书的发证日期)后的 10 月内实施第一次监督审查;在第一次监督审查结束后的 12 个月内完成第二次监督审查。
10.1.2 如果发生以下情形时,CEPETA 在正常例行监督审查的间隔期间可考虑增加审查频次或专项审查:
(1) 获证组织发生严重的与服务有关事故、媒体曝光或顾客投诉,经查实为获证组织责任的;
(2) 获证组织发生重大变更时,包括法人、服务场所、组织机构、有关职能、服务资源、服务流程等变更,以及影响服务符合性的管理体系的变更;
(3) 认证依据发生变化时;
(4) 获证组织发生服务事故、客户多次投诉;
(5) 对被暂停认证资格的获证组织进行追踪;
(6) 发生其他影响符合认证要求的能力变化的特殊情况时。
10.2 CEPETA 的监督审查通常在为现场审查,包括适宜的服务特性测评和(或)服务管理审核等评价活动。监督审查至少包括以下内容:
(1) 在监督周期内服务认证覆盖范围的任何变更,包括获证组织机构变更、服务管理文件修改、主要负责人更换、服务场所范围的变化情况;
(2) 获证组织的内部审查或自我评价活动及改进的效果;
(3) 获证组织代表性区域和服务活动;
(4) 相关方/顾客的投诉、申诉、争议的处理,确认获证组织采取纠正及纠正措施的有效性以及重大投诉对认证保持的影响;
(5) 认证证书、标志的使用和(或)任何其他对认证结果信息的引用。
10.3 CEPETA 根据现场监督审查结果和其他相关信息,对获证组织做出保持认证注册的决定,并以书面形式告知获证组织。
10.4 CEPETA 根据现场监督审核结果和其他相关信息,对获证组织做出缩小认证范围、变更、暂停或撤销认证注册的决定,分别按照 12.2 条、13 条、14.1 条或 15 条的规定执行。
11 再认证
11.1 获证组织需要延续认证有效期,应在服务认证证书有效期截止日期前 4 个月,按照第 5 条款规定向 CEPETA 提出再认证申请。
11.2 CEPETA 按照第 6 条规定实施再认证申请评审。
11.3 CEPETA 在前认证证书有效期截止日期前安排再认证审核,再认证审核按照第 7 条规定的初次认证审核程序要求实施。
11.4 对于再认证审核组提出的不符合,受审核组织要在规定的时限内实施纠正和纠正措施,并确保在认证证书有效期截止日期前得到审核组和 CEPETA 对实施有效的验证。
11.5 CEPETA 按第 8 条规定的审定要求做出再认证决定。
11.6 当 CEPETA 做出同意再认证的决定并换发认证证书。新认证证书发证日期为再认证决定日期,有效期 3 年。如果申请再认证组织提出要求,新认证证书的有效期截止日期与前认证证书的有效期截止日期相距3 年。对在CEPETA 初次认证以来未中断过的再认证证书,可注明 CEPETA 初次认证证书的发证日期。
12 扩大或缩小认证范围
12.1 扩大认证范围
12.1.1 在认证证书有效期内,需要扩大认证范围的获证组织应向
CEPETA 正式提交扩大认证范围的申请和相关信息。
12.1.2 CEPETA 针对获证组织提出扩大认证范围的申请和相关信息进行评审,策划并实施必要的审查安排,并在该审查活动中验证获证组织的服务提供和服务管理的能力和绩效。扩大认证范围的审核活动可单独进行,也可和对获证组织的监督审核或再认证一同进行。
12.1.3 经 CEPETA 实施相关审查和审定,确定获证组织在申请扩大认证范围内已满足批准认证资格的条件,同意批准扩大认证范围,换发认证证书。认证证书的证书号和有效期截止日期保持不变,并注明原证书发证日期。
12.2 缩小认证范围
12.2.1 在认证证书有效期内,需要缩小认证范围的获证组织应向CEPETA 正式提交缩小认证范围的申请,或由 CEPETA 审查组通过审查提出缩小获证组织认证范围的建议,并提供理由和证据。经认证双方沟通后达成一致意见。需要时,获证组织与 CEPETA 签订补充认证合同/协议。